BI для бизнеса: правила построения системы аналитических отчетов

Каждая компания, стремящаяся получить дополнительное конкурентное преимущество на рынке, обращает внимание на аналитику данных, однако универсального подхода к ее построению не существует. BI-система – это всегда продукт, в той или иной степени кастомизированный, заточенный под задачи конкретной организации. Чем полнее и грамотнее в компании будут описаны бизнес-процессы и источники данных, определены цели, технологии и инструменты бизнес-аналитики, тем большую эффективность она сможет принести. В этом материале перечислены основные принципы внедрения BI и построения системы отчетности.

Фактически отчетность является финальным этапом и главным результатом работы BI-системы. В формате отчетов, аналитических панелей, дашбордов – информация, собранная, структурированная, очищенная, обогащенная и проанализированная инструментами BI, обретает тот вид, который руководители и рядовые сотрудники организации могут использовать для принятия операционных и стратегических решений. Количество отчетов в каждом подразделении организации может быть огромным. Тем важнее добиться того, чтобы они четко выполняли свою функцию: не перегружали специалистов лишними сведениями, а оперировали только нужными данными в нужном разрезе. Это возможно только при правильном подходе к построению комплексной информационно-аналитической системы. Как правило, этот процесс содержит несколько основных этапов.

Первый этап: аудит бизнес-процессов и формализация требований

Впервые внедряя систему аналитической отчетности, специалисты компании, как правило, уже понимают, какие проблемы поможет закрыть аналитика данных, но не всегда представляют себе конечный результат этого процесса. Совместно с экспертами в области BI они могут конкретизировать свои запросы к системе и оценить, какие инструменты и какая форма отчетности подойдут лучше всего для решения их задач. Верхнеуровневые цели (например, улучшение производительности труда) можно разбить на несколько частных целей (соблюдение трудового распорядка, выполнение плановых показателей и т. д.), каждая из которых будет контролироваться с помощью отдельного отчета.

Второй этап: аудит данных и их источников

Источниками данных в организации могут быть CRM, ERP, бухгалтерские, складские, HR-системы и многие другие ресурсы. Система отчетности подбирается исходя из бизнес-требований и доступности релевантных данных для каждого подразделения. Каждый источник должен быть проанализирован с точки зрения качества данных и возможности их автоматизированного сбора.

Третий этап: выбор технологической платформы

Сегодня на рынке доступно большое количество BI-систем. Наиболее востребованными являются технологически независимые решения отечественных разработчиков, но и среди них найти наиболее подходящий продукт бывает непросто. На выбор системы, помимо ее функциональности, могут влиять такие факторы, как возможности интеграции, поддержка low code, разнообразие форм отчетности и другие.

Четвертый этап: моделирование и настройка отчетов

После выбора BI платформы происходит формирование модели данных, которая будет применяться в системе, а также разработка удобного интерфейса, с которым будут работать конечные пользователи. Важно учесть, что для многих задач недостаточно отобразить в дашборде только верхнеуровневые показатели – пользователю необходимо дать возможность «провалиться» в каждый из них, чтобы узнать, каким образом появилось то или иное значение.

Пятый этап: тестовая эксплуатация BI-системы

Не всегда инструменты BI сразу ведут себя так, как хотят пользователи. Помогают тестовые сценарии, когда работа системы на определенном срезе данных сравнивается с эталонными значениями – например, с отчетом, выполненным бизнес-аналитиком вручную. Если система выдает корректный результат, значит, ей можно доверять подсчеты на таких же срезах данных.

Шестой этап: обучение пользователей и поддержка системы

Максимальная эффективность от внедрения аналитической системы достигается в том случае, если ей могут пользоваться все сотрудники организации, имеющие доступ к данным – от руководителей до рядовых специалистов: бухгалтеров, маркетологов, кадровиков, системных администраторов и т. д. Знакомство с платформой может включать в себя проведение тренингов и мастер-классов, формирование общедоступной базы знаний по построению отчетов. Руководители могут потребовать от подчиненных обязательного контроля отчетности, чтобы использование инструментов BI вошло в обиход.